Henkilötietojen käsittely ammatillisessa koulutuksessa

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti henkilölle on annettava tieto, jos hänen henkilötietojaan kirjataan johonkin henkilörekisteriin. Henkilötietoja ovat muun muassa nimi- ja osoitetiedot. Rekisteröidylle on myös kerrottava henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta, mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan ja rekisteröidyn oikeuksista.

Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?

Vantaan kaupunki kerää välttämättömät henkilötiedot sinulta ja perheeltäsi ammatillisen koulutuksen järjestämiseksi ja siihen liittyvien tehtävien hoitamiseksi. Rekisterissä olevia henkilötietoja voidaan käsitellä myös silloin, kun se on tietojärjestelmien testaamisessa välttämätöntä esimerkiksi silloin, kun koulutuksen järjestäjä ottaa käyttöön uuden tietojärjestelmän. Vantaan kaupunki ei koskaan käytä näitä tietoja muuhun tarkoitukseen, kuten esimerkiksi suoramarkkinointiin tai kaupallisiin tarkoituksiin. 

Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?

Ammatillisen koulutuksen järjestämisen kannalta välttämättömien henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen. Osa tietojen käsittelystä perustuu suostumukseen. Opiskelijan kuvia, videoita ja tuotoksia käsitellään opiskelijan suostumuksella ja vain siinä määritellyllä tavalla. Suostumus pyydetään kirjallisesti erillisellä kuvaus- ja julkaisuluvalla. Suostumuksen antaminen on vapaaehtoista ja sen voi peruuttaa milloin tahansa.

Käsittelyn oikeusperuste

  • EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan a ja c alakohta
  • Tietosuojalaki (1020/2018) 6 §
  • Laki ammatillisesta koulutuksesta (11.8.2017/531)
  • Valtioneuvoston asetus ammatillisesta koulutuksesta (673/2017)
  • Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017)
  • Valtioneuvoston asetus ammatillisen koulutuksen, lukiokoulutuksen ja perusopetuksen jälkeisen valmistavan koulutuksen hakumenettelystä (294/2014)
  • Opetus- ja kulttuuriministeriön asetus ammatillisen koulutuksen tutkintorakenteesta (680/2017)
  • Opetus- ja kulttuuriministeriön asetus opiskelijaksi ottamisen perusteista ammatillisessa perustutkintokoulutuksessa (699/2017)
  • Opetusministeriön asetus eräiden oppilailta ja opiskelijoilta perittävien maksujen perusteista (1323/2001)

Mitä henkilötietoja ammatillisessa koulutuksessa kerätään ja keneltä tiedot saadaan?

Ammatillisen koulutuksen järjestämistä varten tarvitaan esimerkiksi opiskelijan nimi, henkilötunnukset sekä yhteystiedot. Vantaan kaupunki saa tarvittavat tiedot ensisijaisesti Digi- ja väestövirastolta (DVV) sekä opiskelijalta ja hänen huoltajiltaan. Ammatillisen koulutuksen järjestämisen aikana kertyy myös muita tietoja (mm. opiskelijan poissaolotiedot ja arviointitiedot) sekä opiskelijaa koskevia asiakirjoja kuten opiskelijaa koskevia päätöksiä. Vantaan kaupunki voi myös pyytää ammatillisen koulutuksen järjestämiseksi välttämättömiä tietoja muilta viranomaisilta kuten aiemmalta opetuksen järjestäjältä laissa säädettyjen edellytysten täyttyessä. Koulutuksen järjestäjällä on lisäksi eräissä tapauksissa oikeus saada opiskelijan rikosrekisteriä koskevat tiedot.

Onko henkilötietojen antaminen välttämätöntä?

Kyllä. Ammatillisen koulutuksen järjestäminen edellyttää välttämättömien tietojen saamista sekä ammatillisen koulutuksen aikana kertyvien tietojen käsittelyä.

Luovutetaanko henkilötietoja eteenpäin?

Vantaan kaupunki voi luovuttaa vain sen opiskelijan tai hänen huoltajansa suostumuksella tai lain nojalla. Tietoja voidaan luovuttaa esimerkiksi opiskelun turvallisuuden varmistamiseksi tai tukipalveluihin ohjaamiseksi. Tietoja ei koskaan luovuteta ulkopuolisille tahoille markkinointi- tai muihin kaupallisiin tarkoituksiin.

Millä tavoin henkilötiedot on suojattu?

Yksityisyyden takaamiseksi henkilötietojen tietoturva ja tietosuoja on varmistettu erilaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Henkilötietoja saavat esimerkiksi käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi ja vain siinä laajuudessa, kuin yksittäinen tehtävä sitä edellyttää. Asiakastietojärjestelmässä tätä valvotaan mm. lokitietojen avulla. Paperisia asiakirjoja säilytetään kaupungin eri arkistotiloissa turvallisessa paikassa, jonne kukaan ulkopuolinen ei pääse.

Henkilökunnalla on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu työ- ja virkasuhteen päättymisen jälkeen.

Siirretäänkö henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle?

Tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Vantaan kaupungin lukuun, asianmukaisesta tietoturvan ja tietosuojan tasosta on sovittu käsittelijän kanssa tehdyssä sopimuksessa. Pääsääntöisesti tietoja käsitellään vain EU:n tai ETA:n alueella, mutta käsittelijä voi siirtää tietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirto on kuitenkin sallittu vain, kun siirto täyttää sille tietosuojalainsäädännössä ja sopimuksessa asetetut vaatimukset, joilla varmistetaan riittävä henkilötietojen suojan taso.

Miten kaupunki toimii tietoturvaloukkauksen sattuessa?

On mahdollista, että suojauksesta huolimatta henkilötiedot voivat poikkeustapauksessa joutua tietoturvaloukkauksen kohteeksi sekä ulkopuolisen haltuun. Näissä tilanteissa Vantaan kaupunki ryhtyy välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi ja tekee tarvittavat ilmoitukset kansalliselle tietosuojavaltuutetulle ja rekisteröidyille. Vantaan kaupunki ilmoittaa loukkauksesta tietosuojavaltuutetulle ilman aiheetonta viivytystä heti ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa loukkauksen ilmitulosta, paitsi jos loukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu rekisteröidyn oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.

Mikäli loukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin rekisteröityjen oikeuksille ja vapauksille, Vantaan kaupunki ilmoittaa loukkauksesta rekisteröidyille ilman aiheetonta viivytystä. Tällöin kaupunki ilmoittaa tietojen vuotamisesta niille rekisteröidyille, joiden tietoihin tietoturvaloukkaus kohdistuu. Jos tietovuoto koskee suurta ihmisjoukkoa, eikä asia vaadi rekisteröidyiltä välittömiä toimenpiteitä, tietoturvaloukkauksesta voidaan ilmoittaa myös yleisellä tiedotteella.

Kuinka pitkään tietoja säilytetään?

Tiedot säilytetään ja hävitetään Vantaan kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Tiedonohjaussuunnitelmassa määritellyt asiakirjojen säilytysajat perustuvat lainsäädäntöön, Kansallisarkiston (ent. Arkistointilaitos) määräyksiin pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista sekä Kuntaliiton suosituksiin määräajan säilytettävistä asiakirjoista. Säilytysajan päätyttyä tiedot hävitetään. Ammatillisen koulutuksen asiakirjojen säilytysajat vaihtelevat, osa tiedoista säilytetään pysyvästi.

Käytetäänkö tietoja profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon?

Tietoja ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

Mitä oikeuksia rekisteröidyllä on ja miten oikeuksia voi käyttää? Kuinka kauan asian käsittely kestää?

Rekisteröidyllä tarkoitetaan luonnollista henkilöä, jonka henkilötietojen käsittelystä on kyse. Rekisteröidyllä on käsittelyperusteesta riippuen oikeus

  • tarkastaa, mitä tietoja sovelluksessa käsitellään
  • vaatia virheellisten tai epätarkkojen tietojen oikaisemista
  • vaatia tietojen poistamista
  • vaatia tietojen käsittelyn rajoittamista
  • vastustaa tietojen käsittelyä
  • oikeus saada tiedot ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sekä peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen.

Tarkastuspyyntö tehdään erillisellä lomakkeella, joka on saatavilla vantaa.fi -sivustolta ja Vantaainfoista. Mikäli haluat käyttää rekisteröidyn muita oikeuksia tai kysyä lisätietoja henkilötietojen käsittelystä, olethan yhteydessä alla kohdassa 15 mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti. Oikeuksien käyttäminen voi edellyttää henkilöllisyyden todistamista.

Vantaan kaupunki toteuttaa pyydetyt toimenpiteet ilman aiheetonta viivytystä mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Jos määräaikaa jatketaan, Vantaan kaupunki ilmoittaa viivästymisestä ja sen perusteesta pyynnön esittäjälle kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

Onko rekisteröidyn oikeuksien käyttö maksullista?

Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Vantaan kaupunki voi kuitenkin periä pyynnön toteuttamisesta sen hallinnollisia kustannuksia vastaavan kohtuullisen maksun tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia ja jos niitä esitetään toistuvasti. Jos pyynnön toteuttamisesta aiotaan periä maksu, Vantaan kaupunki on yhteydessä pyynnön esittäjään ennen pyynnön toteuttamista. Mikäli Vantaan kaupunki kieltäytyy suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, pyynnön esittäjälle ilmoitetaan kirjallisesti kieltäytymisen perusteet sekä tieto mahdollisuudesta saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Miten voin tehdä valituksen valvontaviranomaiselle?

Jos epäilet, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle siinä EU:n jäsenvaltiossa, jossa vakituinen kotipaikkasi tai työpaikkasi on tai jossa katsot säännösten rikkomisen tapahtuneen. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu. Lisätietoa ja ohjeita valituksen tekemiseen saat tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta ja puhelinneuvonnasta.

Tietosuojavaltuutetun toimisto / www.tietosuoja.fi
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Puhelin (vaihde): 029 566 6700
Puhelin (neuvonta yksityishenkilöille): 029 566 6777

Mistä voin pyytää lisätietoja ja kuka on rekisterinpitäjä?

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat alla mainitulta yhteyshenkilöltä. Otathan ystävällisesti huomioon, että sähköposti ei ole turvallinen väline henkilötietojen käsittelyyn, joten ethän lähetä esimerkiksi henkilötunnusta tai arkaluonteista tietoa sähköpostilla.

Rekisterin yhteyshenkilö

Vantaan kaupunki, Vantaan ammattiopisto Varia
Opintohallinnon suunnittelija
Puh. 050 310 4265, varia.opintotoimisto@vantaa.fi

Rekisterinpitäjä on Vantaan kaupungin kasvatuksen ja oppimisen lautakunta. Rekisterinpitäjän ja Vantaan kaupungin tietosuojavastaavan yhteystiedot löydät alta.

Rekisterinpitäjä

Vantaan kaupunki
Kasvatuksen ja oppimisen lautakunta
Y-tunnus 0124610-9 
Asematie 7, 01300 Vantaa

Tietosuojavastaava

tietosuojavastaava@vantaa.fi
puh. 040 071 3358

Kirjaamo

Postiosoite: PL 1100, 01030 Vantaan kaupunki
Käyntiosoite: Tikkurilan Vantaa-info, Dixi, Ratatie 11, 2. krs, 01300 Vantaa.
Puhelin (vaihde): 09 839 11
Faksi 09 8392 4163
Sähköposti: kirjaamo(at)vantaa.f

Avainsanat

TietosuojaVariaAmmattikoulut