Behandlingen av personuppgifter inom yrkesutbildningen i Vanda stad

I denna handling beskrivs det allmänt hur Vanda stad behandlar personuppgifter inom yrkesutbildningen.

För vilket ändamål behandlas personuppgifterna?

Vanda stad samlar in nödvändiga personuppgifter om dig och din familj för att kunna anordna yrkesutbildning och utföra uppgifter i anslutning till utbildningen. Vanda stad använder aldrig dessa uppgifter för andra ändamål, till exempel direkt marknadsföring eller kommersiella ändamål. 

Vad grundar sig behandlingen av personuppgifter på?

Behandling av personuppgifter som är nödvändiga för anordnandet av yrkesutbildning grundar sig på fullgörande av en rättslig förpliktelse. Behandlingen av en del av uppgifterna baseras på ett samtycke. Bilder och videor samt den studerandes alster behandlas med stöd av ett samtycke som den studerande gett och endast på det sätt som fastställs i samtycket. Samtycke ska begäras skriftligt med ett separat tillstånd för fotografering, videoinspelning och publicering. Att ge sitt samtycke är frivilligt och det kan när som helst återkallas. 

Rättsliga grunder för behandlingen: 

  • EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679) artikel 6, punkt 1 a och c 
  • Dataskyddslagen (1020/2018) 6 § 
  • Lagen om yrkesutbildning (11.8.2017/531) 
  • Statsrådets förordning om yrkesutbildning (673/2017)  
  • Lagen om nationella studie- och examensregister (884/2017)  
  • Statsrådets förordning om förfarandet vid ansökan till yrkesutbildning, gymnasieutbildning och förberedande utbildning efter den grundläggande utbildningen (294/2014)  
  • Undervisnings- och kulturministeriets förordning om examensstrukturen inom yrkesutbildningen (680/2017)  
  • Undervisnings- och kulturministeriets förordning om grunderna för antagning av studerande inom utbildningar för yrkesinriktade grundexamina (699/2017)  
  • Undervisningsministeriets förordning om grunderna för vissa avgifter som tas ut av elever och studerande (1323/2001) 

Vilka personuppgifter samlas in inom yrkesutbildningen och av vem fås uppgifterna?

För att kunna anordna yrkesutbildning behövs till exempel den studerandes namn, personbeteckning och kontaktuppgifter. Vanda stad får de uppgifter som behövs i första hand från Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata och av den studerande och hens vårdnadshavare. Inom yrkesutbildningen samlas det också annan information (bland annat uppgifter om frånvaro och utvärderingsuppgifter som rör den studerande) och handlingar såsom beslut som gäller den studerande. Vanda stad kan också be om uppgifter nödvändiga för anordnandet av yrkesutbildning av andra myndigheter, till exempel av tidigare utbildningsanordnare, under förutsättning att de lagstadgade villkoren uppfylls. Utbildningsanordnaren har dessutom rätt att i vissa fall ta del av uppgifter om en studerande som finns införda i straffregistret. 

Är det obligatoriskt att lämna sina personuppgifter?

Ja. Anordnande av yrkesutbildning förutsätter att vissa nödvändiga uppgifter meddelas anordnaren och att uppgifter som samlas in under yrkesutbildningen behandlas.  

Lämnas personuppgifterna ut?

Vanda stad kan lämna ut dina uppgifter endast om du eller din vårdnadshavare gett ett samtycke eller om utlämningen grundar sig på lag. Uppgifter kan utlämnas till exempel för att garantera säkerheten i studierna eller vid hänvisning till stödtjänster. Uppgifter utlämnas aldrig till utomstående instanser för marknadsförings- eller andra kommersiella ändamål. 

På vilket sätt är personuppgifterna skyddade?

För att garantera personlig integritet har datasäkerheten och dataskyddet säkerställts genom olika tekniska och organisatoriska åtgärder. Exempelvis får personuppgifterna endast behandlas av sådana personer som behöver uppgifterna för att kunna sköta sina arbetsuppgifter eller tjänsteuppdrag och endast i en sådan omfattning som krävs för att sköta en enskild arbetsuppgift. I klientdatasystemet kontrolleras detta bland annat med hjälp av logglistor. Handlingar i pappersform förvaras i stadens olika arkivlokaler på en säker plats dit ingen utomstående kan ta sig in. 

Personalen har sekretess- och tystnadsplikt som fortsätter att gälla efter att arbets- och tjänsteförhållandet upphört.  

Överförs personuppgifter till länder utanför EU eller EES-området?

När den som behandlar personuppgifter hanterar personuppgifter för Vanda stads räkning, har det ingåtts ett avtal med vederbörande om en lämplig nivå på datasäkerheten och dataskyddet. Uppgifterna behandlas som regel endast inom EU eller EES-området, men personuppgiftsbiträdet kan överföra uppgifter också till länder utanför EU eller EES-området. En överföring är ändå tillåten endast om den uppfyller de krav som ställts på överföring i dataskyddslagstiftningen och avtalet, det vill säga krav som säkerställer en tillräcklig nivå på skyddet av personuppgifter. 

Hur agerar staden om en datasäkerhetsincident inträffar?

Trots skyddet är det möjligt att personuppgifter i undantagsfall kan beröras av en datasäkerhetsincident och komma i händerna på utomstående. I sådana fall vidtar Vanda stad omedelbart åtgärder för att rätta till situationen och gör nödvändiga anmälningar till den nationella dataombudsmannen och den registrerade.  Vanda stad meddelar dataskyddsombudsmannen om incidenten omgående utan onödigt dröjsmål och, om så är möjligt, inte senare än 72 timmar efter att ha fått vetskap om den, såvida det inte är osannolikt att incidenten medför en risk för den registrerades rättigheter och friheter.  

Om incidenten sannolikt leder till att den registrerades rättigheter och friheter riskeras i hög grad underrättar Vanda stad den registrerade utan onödigt dröjsmål. I sådana fall meddelar staden de registrerade vars uppgifter berörs av datasäkerhetsincidenten om informationsläckan. Om informationsläckan gäller en stor skara människor och ärendet inte kräver omedelbara åtgärder från den registrerades sida kan informationsläckan också delges genom ett allmänt tillkännagivande.  

Hur länge förvaras uppgifterna?

Uppgifterna förvaras och förstörs i enlighet med Vanda stads datastyrningsplan. Förvaringstiderna för handlingar som fastställs i datastyrningsplanen baserar sig på lagstiftningen, Riksarkivets (f.d. Arkivverket) bestämmelser om handlingar som ska förvaras varaktigt samt Kommunförbundets rekommendationer om handlingar som ska förvaras en viss tid. När lagringstiden löper ut förstörs uppgifterna. Förvaringstiden för yrkesutbildningens handlingar varierar, en del av uppgifterna förvaras varaktigt.

Används uppgifterna för profilering eller automatiskt beslutsfattande?

Uppgifterna används inte för profilering eller automatiskt beslutsfattande.

Vilka rättigheter har den registrerade och hur kan rättigheterna användas? Hur länge tar behandlingen av ett ärende?

Med den registrerade avses en fysisk person, vars personuppgifter behandlas. Den registrerade har, beroende på behandlingsgrund, rätt att  

  • granska vilka uppgifter som behandlas i tillämpningsprogrammet, 
  • kräva rättelse av felaktiga eller inexakta uppgifter, 
  • kräva att uppgifterna raderas,  
  • kräva att behandlingen av uppgifterna begränsas, 
  • motsätta sig behandlingen av uppgifter, och 
  • få uppgifterna och överföra dem till en annan registeransvarig samt när som helst dra tillbaka sitt samtycke om behandlingen baseras på samtycke. 

Begäran om granskning görs på en separat blankett som finns att få på webbplatsen vantaa.fi och vid Vandainfo. Om du vill utöva andra rättigheter som den registrerade har eller få närmare information om behandlingen av personuppgifter, vänligen kontakta kontaktpersonen som nämns i punkt 15 nedan. Förutsättningarna som anges i lagen om att utöva sina rättigheter ses över från fall till fall. Utövande av rättigheter kan förutsätta styrkande av identiteten.  

Vanda stad vidtar begärda åtgärder utan onödigt dröjsmål, dock senast inom en månad efter att ha mottagit begäran. Denna period får vid behov förlängas med ytterligare två månader, med beaktande av hur komplicerad begäran är och antalet inkomna begäranden. Om perioden förlängs underrättar Vanda stad den registrerade om förseningen och orsakerna till den inom en månad från det att begäran mottagits. 

Kostar det att utöva den registrerades rättigheter?

I princip är det kostnadsfritt att utöva rättigheterna. Vanda stad kan ändå ta ut en rimlig avgift på grundval av de administrativa kostnaderna för att vidta den åtgärd som begärts eller vägra att tillmötesgå begäran, om den registrerades begäran är uppenbart ogrundad eller orimlig och på grund av dess repetitiva karaktär. Om en avgift tas ut för att vidta den begärda åtgärden, kontaktar Vanda stad den som framfört begäran innan åtgärden vidtas. Om Vanda stad vägrar att tillmötesgå begäran, ska staden skriftligen underrätta den som framfört begäran om orsakerna till vägran samt informera om möjligheterna att föra ärendet till dataombudsmannen för behandling och använda andra effektiva rättsskyddsmedel.

Hur kan jag söka ändring hos en tillsynsmyndighet?

Om du misstänker att dina personuppgifter behandlas på olagligt sätt kan du överklaga hos en tillsynsmyndighet i den medlemsstat i EU där du har din hemvist eller din arbetsplats eller där du anser att intrånget har begåtts. I Finland är det dataombudsmannen som är tillsynsmyndighet. Närmare information och anvisningar om hur du kan söka ändring får du på webbsidorna hos dataombudsmannens byrå och av telefonrådgivningen: 

Dataombudsmannens byrå / www.tietosuoja.fi 
Besöksadress: Bangårdsvägen 9, 00520 Helsingfors 
Postadress: PB 800, 00521 Helsingfors 
E-post: tietosuoja(at)om.fi  
Telefon (växel): 029 566 6700 
Telefon (rådgivning och information för privatpersoner): 029 566 6777 

Var kan jag be om närmare information och vem är registeransvarig?

Närmare information om behandlingen av personuppgifter får du av kontaktpersonen som anges nedan. Vänligen beakta att e-post inte är säkert när det gäller behandling av personuppgifter, så därför ska du inte exempelvis skicka din personbeteckning eller känsliga uppgifter per e-post. 

Registrets kontaktperson 
Vanda stad, Vanda yrkesinstitut Varia 
Tfn 050 310 4265
varia.opintotoimisto@vantaa.fi

Nämnden för fostran och lärande inom Vanda stad fungerar som registeransvarig. Kontaktuppgifter till den som är registeransvarig och dataskyddsansvarig i Vanda stad finns här nedan: 

Registeransvarig  
Vanda stad 
Nämnden för fostran och lärande 
FO-nummer 0124610-9 
Stationsvägen 7, 01300 Vanda 

Dataskyddsansvarig 
tietosuojavastaava@vantaa.fi 
tfn 040 071 3358 

Registraturen                   
Postadress: PB 1100, 01030 Vanda stad 
Besöksadress: Vandainfo i Dickursby, Dixi, Banvägen 11, 
2 vån., 01300 Vanda. 
Telefon (växel): 09 839 11 
Fax 09 8392 4163, e-post:  kirjaamo(at)vantaa.fi

Keywords

DataskyddVariaYrkesskolor