Variasta ulkomaille

Ota selvää ja varmista seuraavat seikat ennen kuin täytät virallisen hakemuksen ulkomaanjaksolle:

• Keskustele vastuuopettajasi kanssa ulkomaanjaksosta ja varmista hänen puolto jaksolle- alaikäisten opiskelijoiden kohdalla myös vanhempien lupa on tarpeen
• Tarkista opettajasi kanssa HOKS ja milloin ulkomaanjakso on ajankohtainen ja opintoihin sopiva
• Ota selvää mitä työtehtäviä tai kursseja sinun tulisi suorittaa ulkomaanjakson aikana HOKSista ja/tai ePerusteista, sekä mitä OSPeja saat jaksoltasi

Hakemuksessa pyydetään liitenä CV eli Curriculum Vitae (ansioluettelo). Se on tiivistelmä omasta osaamisesta, koulutuksesta ja mahdollisista muista taidoista, kuten kieli- ja IT-taidoista. CV lähetetään vastaanottavalle organisaatiolle, joten korjaathan kirjoitusvirheet ja tarkista, että tietosi ovat liitteessä oikein - huomioithan että CV:n tulee olla myös englanninkielinen! 

• Jos sinulla ei ole CV:tä valmiina, voi käyttää esimerkiksi eurooppalaista standardia Europass CV:tä. Eurpoass sivulta voit valita täytettäväksi myös englanninkielisen version, jolloin sinun tulee vain täyttää tarvittavat tiedot oikealla kielellä.

Varian ulkomaanjaksot toteutetaan pääsäntöisesti Erasmus+ rahoituksella. Tämä tarkoittaa sitä, että kohteesta ja jakson pituudesta riippuen, yksilömatkalaisille maksetaan 80% tukirahasta ennen matkan alkua. Matkan, raporttien palauttamisen ja kyselyyn vastaamisen jälkeen opiskelija saa tilillensä loput 20% tukirahasta. 

Tästä löydät opiskleijan kv-jakson tarkistuslistan, jota kannattaa käyttää läpi prosessin:
 

Opiskelija täyttää ensin hakemuksen ulkomaanjaksolle

• Hakulomakkeen täyttämiseen kannattaa varata hyvin aikaa, sillä hakulomakkeessa opiskelijan tulee kertoa tarkemmin myös motivaatiostaan.
• Hakulomakkeen liitteeksi tulee lisätä myös englanninkielinen CV eli Curriculum Vitae (ansioluettelo) liitteenä, esimerkiksi PDF tai asiakirja muodossa (kuvakaappaus tai kuva ei käy). 

Opiskelija saa hakemuksen jälkeen linkin, josta hän pääsee varmaan ajan tapaamiselle kansainvälisten asioiden koordinaattoriin kalenterista. Tapaamisen yhteydessä käydään läpi dokumentit sekä sopimukset ja täytetään ulkomaanjaksoa varten tarvittavat paperit: 

• Rahoitussopimus
• Europass mobility - liikkuvuustodistus

Ulkomaanjaksolle tulee myös tehdä koulutussopimus. Koulutussopimus lisätään ja tehdään StudentaPlus-järjestelmässä vastuuopettajan toimesta, aivan kuten suomessakin tapahtuvilla työharjoittelujakosilla.

Näiden sopimusten lisäksi opiskelija voi selvittää onko hän oikeutettu lisätukeen ulkomaanjaksolla. Tälläisiä lisätukia voi olla esimerkiksi:

• Kelan opintotukihakemus ulkomaanjaksolle - Suoritettaviin opintoihin liittyvä opiskelujakso ulkomailla
• Kelan asumistuki ulkomaanjaksolle - Yleinen asumistuki, tai opintotuen asumislisä
• Ateriakorvaus (vuonna 2025 korvaus on 6,45€/työpäivä)

Lue lisää Kelan tuista ulkomaanjaksolle täältä: https://elamassa.fi/opiskelu/6-kela-vinkkia-vaihto-opiskelijalle/ 

Opiskelija ilmoittautuu ulkomaanjakson valmennusopintoihin ennen matkan alkua. Valmennuksia järjestetään muutamia per hakujakso. Tämän lisäksi on hyvä tarkistaa vielä seuraavat asiat:

• Varmistaa passin voimassaoloaika ja tarvittavat vakuutukset. Varia vakuuttaa opiskelijan työ- ja vapaa-ajalle. 
• Hanki tarvittaessa rokotteet ja viisumi. 
• Tilaa KELA:n eurooppalaisen sairaanhoitokortti maksutta. 
• Tutustu ulkomaanjakson kriisiohjeeseen jo hyvissä ajoin ennen matkaa.

Opiskelija itse varaa lennot ja majoituksen. Rahoitus tulee opiskelijalle tililleen, jolloin budjetointia kannattaa miettiä ennen varausten maksua. Rahoittajana toimii pääsääntöisesti Erasmus+. Rahoituksen määrä riippuu ulkomaanjakson kestosta ja kohteesta, sekä siitä, miten kohteeseen matkustetaan. Erasmus+ yksilömatkoilla opiskelija saa aluksi käyttöönsä 80% tukirahastaan. Puolet matkasta voi taittaa esim. interreilaten, jolloin saat käyttöösi enemmän matkapäiviä, sekä korotettua matkustustukea. Huomaathan vielä:

• Tarkista, että jakson rahallinen tuki on turvattu, esimerkiksi Visa Electron -kortin nostoraja on tarpeeksi suuri ja kortti toimii ulkomailla. 
• Voit vielä hyödyntää tarkistuslistaa (kohdassa 'Valmistaudu') kerrataksesi tarvittavat vaiheet ja paperit 

Kansainvälisten asioiden toimisto ja toimipisteiden kv-vastaavat ovat tarvittaessa tukena ja apuna. 

Sitten ei muuta kuin pakkaamaan ja menoksi! Reipas seikkailumieli vie pitkälle! 

Vaikka ulkomaanjaksolla on kaikkea uutta opittavaa ja nähtävää, opiskelijan tulee jakson aikana silti pitää huoli seuraavista asioista: 

• Opiskelijan on muistettava ajoissa hankkia kaikkiin tarvittaviin ja palautettaviin dokumentteihin allekirjoitukset, jotta opiskelija saa mukaansa allekirjoitetut paperit lähtiessään takaisin koti-Suomeen. 

• Jotta muutkin pääsevät nauttimaan jaksosta, opiskelijan tulee matkan aikana dokumentoida oppimistaan ja kokemuksiaan. Opiskelija voi valita itse, miten jaksolta raportoi (esimerkiksi tekstidokumentti, kuvapäiväkirja, blogi, video).

  Matkaraporttiohjeet.pptx(pptx, 110.18 KB)
• Matkan aikana opiskelijan tulee myös tehdä yksi Instagram-päivitys @internationalvaria-tilille. Tätä varten opiskelija välittää kv-toimistolle kuvatekstin, sekä kuvia jotka saa julkaista kyseisellä tilillä. 

Matkan jälkeen koittaa aika katsoa taaksepäin ja pohtia, että mitä kaikkea reissulta jäi käteen. Parhaiten pystyy vastaamaan, kun on saanut koota ajatuksiaan muutaman päivän paluun jälkeen. Kaikki dokumentit ja raportit tulee palauttaa kahden viikon sisällä Suomeen paluun jälkeen. 

• Opiskelija sopii paluutapaamisen kansainvälisistä asioiden koordinaattorin kanssa. Samalla palautetaan allekirjoitetut dokumentit, sekä vakuutuskortti.
• Opiskelija viimeistelee matkaraporttinsa ja palauttaa sen kansainvälisten asioiden koordinaattorille. 
• Opiskelija huolehtii, että saa ulkomaan jaksolla saavutetut osaamispisteet omaan tutkintoonsa. 
• Jos opiskelija oli Erasmus-vaihdossa, opiskelija saa myös Erasmus participant report -kyselyn sähköpostitse (kyselyssä on mm. itsearviointia siitä, mikä onnistui ja mikä ehkä olisi voinut olla paremmin ulkomaanjaksolla.) Kun opiskelija on vastannut kyselyyn ja palauttanut kaiken tarpeellisen, saa hän loput tukirahastaan.