Behandlingen av personuppgifter i fråga om Vanda yrkesinstitut Varias företagskunder, övriga organisationskunder och partnerskap

Syftet med behandlingen av personuppgifter är Vanda stads yrkesinstitut Varias verksamhet i anslutning till anordnande av yrkesutbildning och studerandes karriärvägar och annat samarbete med företag.  Till denna behandling anknyter till exempel

• verksamhet i anslutning till studerandenas utbildnings- och läroavtal samt karriärstigar
• skötsel av kund- och företags-/samarbetsrelationer
• organisering av evenemang
• marknadsföring och kommunikation
• rapportering.

När vi genomför företagssamarbete i samband med anordnande av yrkesutbildning, såsom utbildnings- och läroavtal, behandlar vi dina personuppgifter med stöd av följande behandlingsgrunder:

• EU:s allmänna dataskyddsförordning artikel 6 punkt 1 a: den registrerade har lämnat sitt samtycke till behandling av sina personuppgifter för ett eller flera specifika ändamål;
• EU:s allmänna dataskyddsförordning artikel 6 punkt 1 b: Behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett sådant avtal där den registrerade är part, eller för att vidta åtgärder innan avtalet ingås på den registrerades begäran
• EU:s allmänna dataskyddsförordning artikel 6 punkt 1 c: Behandlingen är nödvändig för att fullgöra den personuppgiftsansvariges rättsliga förpliktelse;
• EU:s allmänna dataskyddsförordning artikel 6, punkt 1 e: Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning.

När vi sköter kund- och företags- /samarbetsrelationer eller organiserar evenemang behandlar vi följande personuppgifter:

• den registrerades namn och kontaktuppgifter (inklusive e‑postadress, telefonnummer och kontaktuppgifter i sociala medier), kön, födelsedatum, språk, kundservicens språk och uppgifter om specialkost.
• utbildnings‑ och kompetensuppgifter
• uppgifter i anslutning till kundmöten och evenemangsverksamhet
• titel, deltagande i evenemang, möten vid evenemang, intresseområden, roll vid evenemang, presentationstext.
• kundrespons.

När tjänsten kräver att vi behandlar särskilda personuppgifter som rör en persons specialkost är behandlingen tillåten med stöd av artikel 9.2 punkt a i EU:s allmänna dataskyddsförordning, enligt vilken den registrerade uttryckligen har lämnat sitt samtycke till behandlingen av dessa personuppgifter för ett eller flera specifika ändamål.

När vi bedriver marknadsföring och information behandlar vi följande personuppgifter:

• den registrerades namn, kontaktuppgifter (inkl. e‑postadress och telefonnummer) samt kundservicens språk.

Hur samlar vi in personuppgifter?

Personuppgifter samlas i första hand in direkt från den registrerade. När det gäller en arbetstagare i ett företag, en förening, en organisation eller annan sammanslutning kan personuppgifter även samlas in från offentliga informationskällor (t.ex. FODS, PRS) via gränssnittslösningar eller med läsåtkomst. Personuppgifter kan också samlas in från organisationers offentliga webbplatser, via olika sociala medier eller genom att köpa adresslistor från kommersiella aktörer (Profinder).

Var lagras personuppgifterna?

Uppgifterna lagras i kundinformationssystemet Salesforce. Uppgifter som lagras elektroniskt är tekniskt skyddade. Tillgång till kundregistret har de anställda vid Vanda stad som arbetar med företag inom stadens livskraftstjänster, arbetsgivartjänster, stadsmiljöns verksamhetsområde eller yrkesinstitutet Varia.

När det gäller läro- och utbildningsavtal i anslutning till anordnande av yrkesutbildning lagras dessutom företagets representants och arbetsplatshandledarens personuppgifter i studerandeförvaltningssystemet Studenta utifrån de uppgifter som företaget lämnat. Personuppgifter som lagras är namn, e-postadress och telefonnummer.

Tjänsternas innehåll och informationen som ges om dem kan inte produceras utan personuppgifter, vilket innebär att uppgifterna är nödvändiga.

Vi lämnar ut dina uppgifter endast om utlämnandet grundar sig på lag eller om du har gett ditt samtycke till att dina uppgifter lämnas ut. Ett samtycke till utlämnande av uppgifter kan när som helst återkallas. Uppgifter utlämnas aldrig till utomstående aktörer för marknadsföring eller andra kommersiella ändamål.

För att garantera din integritet har datasäkerheten och dataskyddet avseende personuppgifter säkerställts genom olika tekniska och organisatoriska åtgärder. Exempelvis får personuppgifterna endast behandlas av sådana personer som behöver uppgifterna för att kunna sköta sina arbetsuppgifter eller tjänsteuppdrag och endast i en sådan omfattning som krävs för att sköta en enskild arbetsuppgift. I kunduppgiftssystemen kontrolleras detta bland annat med hjälp av logguppgifter. Handlingar i pappersform förvaras i stadens olika arkivlokaler på en säker plats dit ingen utomstående kan ta sig in.

Personalen har sekretess- och tystnadsplikt som fortsätter att gälla efter att arbets- och tjänsteförhållandet upphört.

I situationer där den som behandlar personuppgifter hanterar personuppgifter för Vanda stads räkning har det ingåtts ett avtal med vederbörande om en ändamålsenlig nivå på datasäkerheten och dataskyddet. Uppgifterna behandlas som regel endast inom EU- eller EES-området, men personuppgiftsbiträdet kan överföra uppgifter också till länder utanför EU- eller EES-området. 

En överföring är ändå tillåten endast om den uppfyller de krav som ställts på överföring i dataskyddslagstiftningen och avtalet, det vill säga krav som säkerställer en tillräcklig skyddsnivå för personuppgifter.

Trots skyddet är det möjligt att dina personuppgifter i undantagsfall kan beröras av en personuppgiftsincident och komma i händerna på utomstående. I sådana fall vidtar vi omedelbart åtgärder för att rätta till situationen och gör en anmälan om personuppgiftsincident till dataombudsmannen, om personuppgiftsincidenten medför risker för dig. Anmälan görs senast inom 72 timmar från att personuppgiftsincidenten uppdagats. Om incidenten medför en hög risk underrättar vi också dig om den.

Uppgifterna lagras och förstörs i enlighet med Vanda stads informationsstyrningsplan.

Kundserviceprocesser: skötsel av kund- och företags- /samarbetsrelationer och nätverksverksamhet som baserar sig på en kundrelation eller ett avtalsförhållande:

• Uppgifterna lagras under kundrelationens varaktighet och i fem år efter att kundrelationen har upphört.

Marknadsföring och information samt frivillig nätverksverksamhet:

• Personuppgifter lagras under den tid de används aktivt / så länge samtycket är giltigt, eller i högst fem år. Den registrerade kan när som helst begära att få sina uppgifter raderade, varvid de raderas ur registret.

Uppgifter i anslutning till ordnande av yrkesutbildning bevaras i enlighet med lagstiftningen, Riksarkivets bestämmelser och Kommunförbundets rekommendationer. Tiderna för hur länge handlingar bevaras varierar.

 Dina uppgifter används inte för profilering eller automatiserat beslutsfattande.

Med den registrerade avses en person, vars personuppgifter behandlas. Om vi behandlar dina personuppgifter har du, beroende på behandlingsgrund, rätt att

• granska vilka uppgifter om dig som behandlas
• kräva rättelse av felaktiga eller inexakta uppgifter
• kräva att dina uppgifter raderas
• kräva att behandlingen av dina uppgifter begränsas
• motsätta dig behandlingen av dina uppgifter
• få dina uppgifter och överföra dem till en annan personuppgiftsansvarig samt när som helst dra tillbaka ditt samtycke om behandlingen grundar sig på samtycke.

Du kan begära granskning av personuppgifter via e-tjänsten, på plats på Vandainfo eller genom att skicka blanketten för begäran om granskning per post till Vanda stads registratur. Närmare anvisningar finns på stadens sidor om dataskydd.

Om du vill utöva andra rättigheter som den registrerade har eller få närmare information om behandlingen av personuppgifter, vänligen kontakta kontaktpersonen som nämns i punkt 14 nedan. Förutsättningarna som anges i lagen om att utöva rättigheter ses över från fall till fall. Utövande av rättigheter kan förutsätta styrkande av identiteten.

Vi behandlar begäran om granskning utan onödigt dröjsmål, men dock senast inom en månad efter att begäran har mottagits. Tidsfristen kan vid behov förlängas med ytterligare högst två månader, med beaktande av hur komplicerad begäran är och uppgifternas omfattning. Om tidsfristen förlängs, underrättar vi dig om detta.

I princip är det kostnadsfritt att utöva rättigheterna. Vi kan ändå ta ut en rimlig avgift som motsvarar de administrativa kostnaderna för att vidta den åtgärd som begärts eller vägra att tillmötesgå begäran, om begäran är uppenbart ogrundad, oskälig eller återkommande. Om en avgift kommer att tas ut för att vidta den åtgärd du begärt, kontaktar vi dig. Om vi vägrar att tillmötesgå din begäran, underrättar vi dig skriftligen om orsakerna till vägran samt informerar om möjligheterna att föra ärendet till dataombudsmannen för behandling eller använda andra rättsskyddsmedel.

Om du misstänker att dina personuppgifter behandlas på ett olagligt sätt kan du överklaga hos dataombudsmannen. Närmare information och anvisningar om hur du kan söka ändring får du av den kontaktperson som nämns under punkt 14, stadens dataskyddsombud samt på dataombudsmannens byrås webbsidor och telefonrådgivningen:

Dataombudsmannens byrå / www.tietosuoja.fi

Besöksadress: Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors

Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors

E-post: tietosuoja(at)om.fi

Telefon (växel): 029 566 6700

Telefon (rådgivning och information för privatpersoner): 029 566 6777

Närmare information om behandlingen av personuppgifter får du av den kontaktperson som anges nedan. Vänligen beakta att e-post inte är säkert när det gäller behandling av personuppgifter, så därför ska du inte skicka t.ex. din personbeteckning eller känsliga uppgifter per e-post.

Kontaktperson

Vanda stad, Vanda yrkesinstitut Varia

Kati Vinni, applikationsexpert 050 310 4265, kati.vinni@vantaa.fi

Nämnden för fostran och lärande inom Vanda stad fungerar som personuppgiftsansvarig. Kontaktuppgifter till den som är personuppgiftsansvarig och dataskyddsombudet i Vanda stad finns här nedan:

Personuppgiftsansvarig

Vanda stad
Nämnden för fostran och lärande
FO-nummer 0124610-9
Stationsvägen 7, 01300 Vanda

Dataskyddsombud tietosuojavastaava@vantaa.fi

Registraturen

Postadress: PB 1100, 01030 Vanda stad
Besöksadress: Vandainfo i Dickursby, Dixi, Banvägen 11, 2 vån., 01300 Vanda
Telefon (växel): 09 839 11
Fax 09 8392 4163, e-post: kirjaamo(at)vantaa.fi