Ohjeet ulkomaanjaksolle

Asiasanat

KoulutusNuoretOpiskelijat

Varian opiskelijoiden on mahdollista tehdä lyhyitä ja pitkiä ulkomaanjaksoja. Tältä sivulta löytyvät ohjeet ulkomaanjaksolle. Ohjeisiin kuuluu eri vaiheita.

Kartta Varian kansainvälisistä kumppanimaista

Ulkomaanjaksot voivat hakijan toiveiden ja mahdollisuuksien mukaan vaihdella 2–11 viikon välillä. Yleisin jakson kesto on noin neljä viikkoa. 

Ulkomaanjaksoille voi hakea kaksi kertaa vuodessa: syksyllä hakeneet lähtevät ennen kesää ja keväällä hakeneet ennen joulua. 

Hakuprosessi voi kokonaisuudessaan kestää yhteensä vähintään kolme kuukautta. Prosessin kestoon vaikuttaa muun muassa se, kuinka nopeasti kansainvälisistä kumppanikohteistamme löytyy hakijan mielenkiintoa vastaavia paikkoja. 

Tältä sivulta löydät eri maiden ja kohteiden esittelyt, joihin kannattaa tutustua. Matkakuumetta kannattaa ehdottomasti kasvattaa myös lukemalla opiskelijoiden matkakertomuksia samalta sivulta.

Ulkomaanjakso vaihe vaiheelta

Ohjeet vaihtojaksolle Variassa

1. Hakulomakkeen täyttäminen

Opiskelija täyttää ensin hakulomakkeen ulkomaanjaksolle (hakulomake opiskelijoille)

  • Hakulomakkeen täyttämiseen kannattaa varata hyvin aikaa, sillä hakulomakkeessa opiskelijan tulee kertoa tarkemmin myös motivaatiostaan. 
  • Hakulomakkeen liitteeksi tulee lisätä myös englanninkielinen CV eli Curriculum Vitae (ansioluettelo). Siinä voi käyttää esimerkiksi eurooppalaista standardia Europass CV:tä

CV eli Curriculum Vitae (ansioluettelo) on tiivistelmä omasta osaamisesta, koulutuksesta ja mahdollisista muista taidoista, kuten kieli- ja IT-taidoista. CV lähetetään vastaanottavalle organisaatiolle. 

  • Jakson toteutuminen edellyttää vastuuopettajan hyväksyntää ja alaikäisten opiskelijoiden kohdalla myös vanhempien lupaa. 
  • Kuukauden päästä CV:n ja hakemuksen lähettämisen jälkeen kumppanit vahvistavat vastaanoton, ja sen jälkeen 1–2 kuukauden päästä tarkka työpaikka selviää. 

2. Valmennukseen osallistuminen

Opiskelija ilmoittautuu ulkomaanjakson valmennusopintoihin. 

  • Opiskelija varmistaa passin voimassaoloajan ja tarvittavat vakuutukset. Varia vakuuttaa opiskelijan työ- ja vapaa-ajalle. 
  • Opiskelija hankkii tarvittaessa rokotteet ja viisumin. 
  • Opiskelija tilaa KELA:n eurooppalaisen sairaanhoitokortin maksutta. 
  • Opiskelija tutustuu ulkomaanjakson kriisiohjeeseen jo hyvissä ajoin ennen matkaa. 
    Kriisiohje.pdf(pdf, 1.68 MB)
Kriisiohje (in English).pdf(pdf, 1.75 MB)
  • Erasmus-vaihtoon lähtevien opiskelijoiden tulee tehdä myös OLS-kielitestin ensimmäinen osa, joka tulee sähköpostitse. 

3. Tapaamisen sopiminen

Opiskelija ottaa yhteyttä kansainvälisyysvastaavaan ja/tai kansainvälisten asioiden koordinaattoriin ja sopii tapaamisen. Tapaamisen yhteydessä käydään läpi dokumentit sekä sopimukset ja täytetään ulkomaanjaksoa varten tarvittavat hakemukset: 

  • Rahoitussopimus 
  • International Training Agreement 
  • Liikkuvuustodistus 
  • Koulutussopimus StudentaPlus-järjestelmästä 
  • Kelan opintotukihakemus ulkomaanjaksolle (korotettu opintotuki) 

4. Matkajärjestelyjen tekeminen

Opiskelija varaa lennot ja majoituksen. 

  • Opiskelija tarkistaa, että jakson rahallinen tuki on turvattu, esimerkiksi Visa Electron -kortin nostoraja on tarpeeksi suuri ja kortti toimii ulkomailla. 
  • Opiskelija voi vielä hyödyntää tarkistuslistaa kerratakseen tarvittavat vaiheet ja paperit. 
    Opiskelijan tarkistuslista kv-jakso.pdf(pdf, 76.3 KB)

Kansainvälisten asioiden koordinaattori ja kansainvälisyysvastaavat ovat tarvittaessa aina tukena ja apuna. 

Sitten ei, kun pakkaamaan ja menoksi! Reipas seikkailumieli vie pitkälle! 

5. Matkan aikana

Vaikka ulkomaanjaksolla on kaikkea uutta opittavaa ja nähtävää, opiskelijan tulee jakson aikana silti pitää huoli seuraavista asioista: 

  • Opiskelijan on muistettava ajoissa hankkia kaikkiin tarvittaviin ja palautettaviin dokumentteihin allekirjoitukset, jotta opiskelija saa mukaansa allekirjoitetut paperit lähtiessään takaisin koti-Suomeen. 

Jotta muutkin pääsevät nauttimaan jaksosta, opiskelijan tulee matkan aikana dokumentoida oppimistaan ja kokemuksiaan. Opiskelija voi valita itse, miten jaksolta raportoi (esimerkiksi tekstidokumentti, kuvapäiväkirja, blogi, video). Matkaraportin tekemiseen tarkemmat ohjeet: 

Matkaraporttiohjeet.pptx(pptx, 110.18 KB) Matkaraporttiohjeet opiskelijoille (in English).pptx(pptx, 109.52 KB)

6. Kokemuksista kertominen matkan jälkeen

Matkan jälkeen koittaa aika katsoa taaksepäin ja pohtia, että mitä kaikkea reissulta jäi käteen. Parhaiten pystyy vastaamaan, kun on saanut koota ajatuksiaan muutaman päivän paluun jälkeen. Kaikki dokumentit ja raportit tulee palauttaa kahden viikon sisällä Suomeen paluun jälkeen. 

  • Opiskelija sopii paluutapaamisen kansainvälisistä asioiden koordinaattorin kanssa. Samalla palautetaan myös muun muassa allekirjoitetut dokumentit. 
  • Opiskelija viimeistelee matkaraporttinsa ja palauttaa sen kansainvälisten asioiden koordinaattorille. 
  • Opiskelija huolehtii, että saa ulkomaan jaksolla saavutetut osaamispisteet omaan tutkintoonsa. 
  • Jos opiskelija oli Erasmus-vaihdossa, opiskelija saa myös Erasmus participant report -kyselyn sähköpostitse (kysely vaatii pohdintaa: Opiskelija pohtii, mikä onnistui ja mikä ehkä olisi voinut olla paremmin) sekä OLS-kielitestin toisen osan.

EPÄRÖITKÖ? Katso vielä alla oleva video 

Lisätietoja

Jenni Tuominen

Kansainvälisten asioiden koordinaattori
+358 50 312 4459 jenni.tuominen@vantaa.fi

Julia Eloranta

Kansainvälisten asioiden assistentti
+358 43 824 9241 julia.eloranta@vantaa.fi